Cos’è e che significato ha la riconciliazione contabile?

La riconciliazione fisico contabile è il processo che allinea la situazione, riportata nel libro cespiti aziendale, con le risultanze dell’attività fisica di censimento dei beni ovvero l’inventario cespiti.
Da un punto di vista operativo i beni rilevati sono incrociati, attraverso procedure automatiche e manuali, con i dati contabili riportati nel libro cespiti, consentendo la ricostruzione di una situazione veritiera delle immobilizzazioni e scaricando dal patrimonio i cespiti non più presenti.  La riconciliazione si basa quindi sull’attività di “aggancio” fra inventario fisico dei beni e documenti contabili, con lo scopo di collegare ogni cespite esistente ed inventariato con il dato relativo al suo acquisto inserito in contabilità generale. Questo consentirà per ciascun asset singolo inventariato la determinazione del valore di costo, il residuo da ammortizzare, il fondo di ammortamento ed eventuali rivalutazioni o svalutazioni, oltre ovviamente a consentire la successiva gestione analitica ed integrata fra bene fisico e cespite contabile.
 

Come funziona il servizio di Riconciliazione Contabile?

L’attività di riconciliazione studiata da Progel è realizzata attraverso l’ausilio di apposita procedura informatica di match concepita per allineare il libro cespiti aziendale con l’inventario fisico cespiti svolto o in corso di esecuzione.
L'attività di match avviene attraverso tre differenti step:

• Abbinamento automatico
• Abbinamento guidato
• Abbinamento manuale

L'abbinamento automatico

Nell’abbinamento automatico la procedura, attraverso dati certi, quali serial-number, numero precedente codifica, modello commerciale (set utilizzato solo in casi particolari) procede d’ufficio al collegamento fra riga cespite e asset inventariato. Prima di procedere all’abbinamento, comunque sempre reversibile, il SW produce report di dettaglio per la conferma dell’elaborazione.

L'abbinamento guidato

Nell'abbinamento guidato, la procedura ragiona per tipologia di beni e ubicazione. Per ogni riga di libro cespite in abbinamento, viene eseguita una stringa sql di selezione contenente i beni inventariati con stringhe similari (generalmente campo tipo bene, marca e modello e ubicazione ( da confermarsi con l'intervento dell'operatore).

L'abbinamento manuale

Nell’abbinamento manuale è l’operatore che procede, grazie alla sua esperienza, all’abbinamento fra cespite e asset inventariato. A seconda delle caratteristiche tipologiche, dello stato di conservazione, dell’ubicazione e di altri parametri significativi attraverso sort progressivi il riconciliatore abbina i beni con caratteristiche similari.  Statisticamente l’abbinamento automatico rappresenta solo il 20% dell’attività di riconciliazione contabile cespiti, questo evidenzia come alla base del servizio vi sia la professionalità di operatori qualificati che, grazie alla propria pluriennale esperienza, sono in grado di svolgere il complicato match con abilità e correttezza di dato. Tecnicamente la procedura consente l’abbinamento 1 a 1 (una riga di cespite e un bene inventariato), un abbinamento uno a molti (una riga cespite da collegarsi a più beni inventariati o un bene inventariato da collegarsi a più righe cespiti) e l’abbinamento molti a molti (molte righe cespite collegate a molti beni inventariati).
 

RICONCILIAZIONE FISICO CONTABILE: LE RISULTANZE

Alla conclusione dell’attività il risultato ottenuto è una serie di record, che costituiscono il DB di riconciliazione, in cui a tutte le informazioni contabili fornite dal cliente corrispondono tutte le informazioni fisiche, rilevate in fase di inventario, del cespite corrispondente.
In particolare i risultati ottenuti sono riassumibili come di seguito dettaglio dei:

1. Beni presenti a registro contabile che hanno una corrispondenza con la realtà inventariale;
2. Beni presenti a registro contabile ma che non hanno riscontro inventariale;
3. Beni non presenti a registro contabile ma che sono stati individuati fisicamente;

La casistica di cui al punto I riguarda il grado di aggiornamento del libro cespiti con l’inventario cespiti, in sostanza quanto è stata efficiente la riconciliazione cespiti. Le statistiche a nostra disposizione indicano una media di riconciliazione contabile cespiti estremamente variabile che, a seconda delle modalità di gestione pregressa da parte dell’azienda dell’inventario, possono dare risultati di successo pari al 90% di beni riconciliati oppure, nelle situazioni più critiche, percentuali al di sotto del 50%. Ciò significa che nelle aziende più virtuose il libro cespiti è sostanzialmente in linea con l’inventario fisico, mentre nelle realtà che dimostrano qualche difficoltà di gestione dei propri asset, saranno necessarie azioni straordinarie di natura contabile di riallineamento del libro cespiti aziendale con l’inventario fisico cespiti.
 
I beni non presenti a registro contabile di cui al punto II riguardano casi marginali di cespiti non registrati a libro cespite, in quanto acquisiti a titolo gratuito ovvero perché riconducibili, in fase di registrazione della fattura in contabilità generale, a beni da imputare a costo di esercizio. In questo caso il focus sarà indirizzato sul depennamento di tali beni rilevati dall’inventario fisico (a seguito di conferma della natura della spesa corrente) ovvero si procederà alla rettifica del libro cespiti e ali eventuali successivi adempimenti di natura fiscale.
 
La casistica di cui al punto III è frequente in moltissime aziende ed è strettamente legata al grado di tenuta dell’inventario fisico cespiti e della presenza in azienda di un sistema di asset management collegato alla contabilità generale.
 
Le cosiddette “righe fantasma” del libro cespiti sono quelle immobilizzazioni iscritte a patrimonio che però non trovano riscontro nello stato dell’arte fisico dell’inventario. In conformità all’articolo 16 del DPR 600 del 29 Settembre 1973, ai principi contabili e alle norme civilistiche, se l’azienda si trova in situazione di grave difformità, è necessario provvedere alla revisione straordinaria del libro cespiti, eseguendo le operazioni necessarie al riallineamento del medesimo all’inventario fisico cespiti.

Perché affidare la riconciliazione contabile a Progel

Sulla base delle risultanze dell’attività di riconciliazione fisico contabile, Progel srl guiderà l’Azienda nelle corrette procedure necessarie all’aggiornamento del libro cespiti, ivi compresi gli adempimenti di natura contabile e fiscali necessari all’adeguamento delle immobilizzazioni.
 
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