Come gestire l’inventario dei beni mobili comunali: l’esempio di un Comune di grandi dimensioni.

L’elaborazione dell’inventario dei beni mobili comunali è per le pa e per gli enti pubblici uno strumento indispensabile per la corretta tenuta delle scritture patrimoniali e per la gestione strategica degli asset mobiliari.

Il Comune in trattazione conferisce incarico alla nostra società al fine di censire, etichettare e valutare tutti i beni mobili di proprietà dell’Ente. Il progetto di inventario dei beni mobili comunali viene quindi personalizzato sulla base delle specifiche esigenze del Comune ed è stato articolato nelle seguenti attività:

• sopralluogo in ogni singolo edificio/spazio contenente cespiti mobiliari di proprietà del Comune;
• etichettatura e descrizione dei beni;
• riconciliazione fisico contabile;
• rettifiche dei valori del patrimonio mobiliare comunale.

Gli strumenti di gestione dell’inventario
 

L’infrastruttura gestionale adottata per l’attività di rilievo prevede l’uso di un software gestione inventario beni mobili (Primo©), utilizzato tramite tablet, per il rilievo dei cespiti e collegato ad un pannello cloud di gestione che organizza i turni e le attività di sopralluogo. Il personale che si occupa dell’attività riceve giornalmente l’elenco delle strutture da rilevare e range dei numeri di etichetta da applicare per consentire un costante monitoraggio dei sopralluoghi.
Per l’etichettatura dei beni e l’individuazione degli spazi/aree di ubicazione, il software Primo© consente all’Ente di gestire l’inventario dei beni mobili attraverso diverse opzioni, come:

• utilizzo di etichette a bar-code
• TAG a radiofrequenza (Rfid)
• QR code

Quali attività servono per stilare un progetto di inventario dei beni mobili comunali?
 

La redazione di un inventario dei beni mobili comunali, rappresenta, come nel caso dell’ipotetico Comune in trattazione, un vero e proprio progetto.
Esistono infatti delle attività standard, nell’esecuzione dell’inventario del patrimonio comunale, che debbono però essere inserite in un contesto più generale, costituito da obbiettivi di conservazione e mantenimento delle scritture inventariali. Il significato dell’inventario dei beni mobili è infatti da ricondurre alla sua natura di rappresentazione costante e veritiera del patrimonio mobiliare sia sotto l’aspetto della consistenza che della valutazione dei cespiti.
Nella redazione del progetto inventario beni mobili comunali, vanno quindi individuati due obbiettivi principali:  

• aggiornare le scritture inventariali sia dal punto di vista fisico che contabile;
• predisporre un’infrastruttura tecnologica e di comunicazione che consenta il mantenimento degli inventari.

La prima fase viene svolta dagli operatori di Progel srl e comprende l’esecuzione della ricognizione fisica dei beni e la successiva attività di riconciliazione fisico contabile.
Durante il rilievo ogni singolo spazio viene mappato attraverso un’etichetta univoca a bar-code, riportante un id ubicazione corrispondente ad un immobile, un piano ed un locale. Ciascun bene qui contenuto viene collocato in quella specifica ubicazione fisica, individuato attraverso una specifica targhetta a bar-code, e descritto nel dettaglio (tipo bene, materiale, modello, marca commerciale, categoria patrimoniale e di ammortamento).
Ogni bene mobile viene poi abbinato al suo consegnatario, al fine della redazione del rendiconto annuale degli agenti consegnatari (da prodursi in conformità all’art. 233 del TUEL 267/00).
L’aggiornamento contabile dell’inventario dei beni mobili comunali si basa su una specifica attività di riconciliazione fisico-contabile che, a partire dalle fatture d’acquisto messe a disposizione dal Comune, consente il collegamento del documento di acquisto con il bene fisico.
Per ogni cespite riconciliato, vengono determinati:

• il valore di costo;
• la categoria merceologica e di ammortamento (allegato 4/3 al D.lgs. 118/2011);
• il fondo di ammortamento;
• il valore residuo del bene.

Per concludere il lavoro, vengono eseguite le rettifiche patrimoniali, vengono registrate le sopravvenienze e le insussistenze dell’attivo e vengono infine determinati i nuovi valori dell’inventario patrimonio comunale.
 

Un servizio di gestione inventario patrimonio comunale chiavi in mano

 
La gestione dell’inventario beni mobili comunali può assumere, come nel caso del Comune in trattazione, un servizio continuativo in modalità SAS, che garantisce all’ente la sicurezza di un inventario costantemente aggiornato. Ogni nuovo bene acquisito viene etichettato, correttamente ubicato ed assegnato al suo specifico consegnatario. La presenza di un’etichetta che individua l’ubicazione ed il cespite consente - attraverso l’utilizzo dell’infrastruttura Primo© - la verifica in loco dei cespiti, con aggiornamento della localizzazione e l’individuazione dei beni dismessi o alienati.
L’attività di gestione inventario beni mobili si conclude con il ricalcolo dei valori patrimoniali e la redazione dello stato patrimoniale di dettaglio.
Ecco dunque tutti i passaggi fondamentali nella gestione di un inventario dei beni mobili comunali, fatta con l’aiuto del servizio di inventario che Progel mette a disposizione dei suoi clienti. Un servizio chiavi in mano, che consente di raggiungere il miglior risultato possibile con il minor utilizzo di risorse da parte dell’ente.

 

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