LA RICONCILIAZIONE FISICO CONTABILE

Consente il riallineamento fra l’inventario fisico e il libro cespiti dell’azienda

dettaglio

 I beni rilevati sono incrociati attraverso procedure automatiche e manuali con i dati contabili riportati nel libro cespiti,  consentendone la ricostruzione di una situazione veritiera relativamente alle immobilizzazioni e scaricando dal patrimonio i cespiti non più presenti.  La riconciliazione si basa quindi sull’attività di “aggancio” svolta fra inventario fisico dei beni e documenti contabili, con lo scopo di collegare ogni cespite esistente ed inventariato con il dato relativo al suo acquisto e inserito in contabilità generale. Questo consentirà per ciascun asset la determinazione del valore di costo, il residuo da ammortizzare, il fondo di ammortamento ed eventuali rivalutazioni o svalutazioni, oltre ovviamente a consentire la successiva gestione analitica ed integrata fra bene fisico e cespite contabile.

L’attività di riconciliazione studiata da Progel è realizzata attraverso l’ausilio di apposita procedura informatica di match concepita per allineare il libro cespiti aziendale con il rilievo inventariale svolto o in corso di esecuzione.

L'attività di match avviene attraverso tre differenti steep:

  • Abbinamento automatico;
  • Abbinamento guidato;
  • Abbinamento manuale;
Nell’abbinamento automatico la procedura, attraverso dati certi, quali serial-number, numero precedente codifica, modello commerciale (set utilizzato solo in casi particolari) procede d’ufficio al collegamento fra riga cespite e asset inventariato. Prima di procedere all’abbinamento, comunque sempre reversibile, il SW produce report di dettaglio per la conferma dell’elaborazione. Nell'abbinamento guidato, la procedura ragiona per tipologia di beni e ubicazione. Per ogni riga di libro cespite in abbinamento, viene eseguita una stringa sql di selezione contenente i beni inventariati con stinghe similari (generalmente campo tipo bene, marca e modello e ubicazione ( da confermarsi con l'intervento dell'operatore). Nell’abbinamento manuale è l’operatore che procede, grazie alla sua esperienza, all’abbinamento fra cespite e asset inventariato. A seconda delle caratteristiche tipologiche, dello stato di conservazione, dell’ubicazione e di altri parametri significativi attraverso sort progressivi il riconciliatore abbina i beni con caratteristiche similari. Stasticamente l’abbinamento automatico e semi automatico rappresentano complessivamente il 20% dell’attività, questo evidenzia come alla base del servizio vi sia la professionalità di operatori qualificati che, grazie alla propria pluriennale esperienza, sono in grado di svolgere il complicato match con abilità e correttezza di dato. Tecnicamente la procedura consente l’abbinamento 1 a 1 (una riga di cespite e un bene inventariato), un abbinamento uno a molti (una riga cespite da collegarsi a più beni inventariati o un bene inventariato da collegarsi a più righe cespiti) e l’abbinamento molti a molti (molte righe cespite collegate a molti beni inventariati); Alla conclusione il risultato ottenuto è una serie di record, che costituiscono il DB di riconciliazione, in cui a tutte le informazioni contabili fornite dal cliente corrispondono tutte le informazioni fisiche, rilevate in fase di inventario, del cespite corrispondente.
In particolare i risultati ottenuti sono riassumibili come di seguito dettaglio dei:
  • Beni presenti a registro contabile che hanno una corrispondenza con la realtà inventariale;
  • Beni presenti a registro contabile ma che non hanno riscontro inventariale;
  • Beni non presenti a registro contabile ma che sono stati individuati fisicamente;
Sulla base delle risultanze di quanto sopra Progel srl guiderà l’Azienda nelle corrette procedure giuridiche necessarie all’aggiornamento del libro cespiti, ivi compresi gli adempimenti di natura contabile e formale necessari allo scarico dei beni.
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